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Titular: GESTION DOCUMENTAL
Ficha: 1096731
Sede: SENA - Girardot
Horario: 6 – 11 p.m.
Las organizaciones
en el transcurso de su existencia,
desarrollan una serie de procesos y actividades encaminadas al logro de sus
objetivos, dichas acciones requieren de soportes referenciales que permitan su
consulta y servir de evidencia de las decisiones tomadas por parte de la
administración; de esta manera producción, tramite y conservación de documentos
se convierte en uno de los principales elementos de gestión al interior de las
entidades.
Este instructivo es una guía archivística que
identifica los documentos que cada
oficina produce, recibe y debe conservar con sujeción al principio de orden
original en cumplimiento de las
funciones que le fueran asignadas por Resolución 0224 de sep. 2009,
contribuyendo así a la preservación de la memoria Institucional, La
implementación de las TRD debe ser el punto de partida para lograr la eficacia
y modernización administrativa, ya que los documentos producidos son el
testimonio de su existencia y referencia para la toma de decisiones.
ARCHIVO DE GESTION
Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y
conservación. La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total.
Producción: Generación
de documentos hechos por la institución en cumplimiento de sus funciones.
Recepción: Conjunto
de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para
la admisión de los documentos que le son remitidos.
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destino.
Tramite: Recorrido
del documento desde su producción, o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
Organización:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de
los documentos de una institución.
Consulta:
Acceso a un documento o grupo de documentos (acervo documental) con el fin de
conocer la información que contiene.
Conservación: Conjunto de medidas
preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
Disposición
Final:
Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital
del documento, registrada en la tabla de retención documental y / o tablas de valoración documental, con
miras a su conservación total, eliminación, selección y / o reproducción.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental (TRD) es
un listado de series con sus respectivos tipos documentales producidos o
recibidos por una Unidad Administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital del documento y términos en los
cuales se dispondrá su disposición
final.
La TRD se presenta con base en la
estructura orgánico-funcional del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. La asignación
de las series documentales de las dependencias se deriva de dos consideraciones
básicas:
La conservación de la Serie
Documental que responde al desarrollo y perfeccionamiento de su función.
La Dependencia a la
cual se le asigna la Serie Documental para su conservación.
Aquí se explica de
manera sintetizada cada uno de los componentes de la TRD:
Conservación
Total (CT): Determina
la transferencia al Archivo Histórico de las series documentales que por su
valor permitan ser referentes para la investigación o reconstrucción de las
actividades más importantes de la Entidad.
Selección
(S): Escogencia
de una muestra representativa de la Serie Documental, la más completa e
importante que se tenga, aplicada a series que posean características similares
permitiendo que una pueda ser representada por otra sin perjuicio de pérdida de
información específica.
Digitalización
/ Microfilmación (M): Se refiere a la aplicación de cualquiera
de las dos técnicas o ambas inclusive que adopte la Entidad con el fin de
obtener la mejor seguridad de conservación de los documentos al cumplir
disposición final de la TRD. La
digitalización es la que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, otros)en otra que
solo puede ser leída o interpretada por computador, la microfilmación, es la técnica reprográfica que permite aplicar
diferente soporte (película, rollo) y
otros a los documentos facilitando su almacenamiento y consulta. Los documentos
permanecerán o se eliminaran de acuerdo a lo dispuesto en la TRD.
Eliminación
(E) Una
vez el documento cumpla con el tiempo estimado de retención y pierda su
valoración referencial y de consulta la Serie Documental se elimina conforme lo
indica la columna procedimientos y observación de la TRD.
Procedimientos:
En
esta columna se indica el procedimiento aplicable de retención y disposición
final de cada serie. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central la
serie debe ser eliminada por prescripción de valores primarios y no desarrollar
valores secundarios.
Convenciones Las
utilizadas en la TRD permite hacer más funcional la estructura y facilita la
comprensión de las mismas.
AG= Archivo
de Gestión
AC= Archivo
Central
CT= Conservación
Total
E= Eliminar
D= Digitalizar
M= Microfilmar
S=
Seleccionar Muestra
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
Es
la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
AL ARCHIVOCENTRAL (ó Transferencia Primaria)
Las
transferencias primarias, deberán efectuarlas cada una de las dependencias de
la ENTIDAD, remitiendo al Archivo Central los expedientes (carpetas), con sus
respectivos Tipo documentales, los cuales deberán estar ordenados respetando la
secuencia de su producción y trámite, previamente depurados, eliminando
duplicados, invitaciones de programas de capacitación, fotocopias, recortes de
periódicos y en general todo aquel material que no sea objeto de archivo.
La
documentación a transferir deberá estar de acuerdo con la estructura que
presenta la tabla de retención y deberá ir debidamente foliada e identificada
cada una de las carpetas con el nombre de la dependencia, el nombre de la serie
o subserie, el asunto o contenido, las fechas extremas, el número total de
folios, el número de la carpeta y el número de la caja de remisión; para ello
se elabora un plan de transferencias y se debe la metodología y recomendaciones que sobre el
particular hace el coordinador del Archivo Central, diligenciando cada servicio
el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
El
cronograma de transferencias se envía con antelación para que esta sea
preparada y las dependencias cumplan con el proceso de la Administración del
funcionario responsable del Archivo Central de LA ENTIDAD.
Las
cajas que se utilizan para la transferencia
se identifican con el código de la dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda,
Numero
consecutivo de caja, de carpetas, fechas extremas de los mismos.
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