DICCIONARIO
GESTION DOCUMENTAL
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS
ORIGINALES. Disponibilidad de los
documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la
información.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de
los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS.
Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y
servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.
Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc.,
para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para
su utilización.
ARCHIVERO. Un archivero o archivista es
una persona con titulación superior o media dedicada a la organización y
mantenimiento de un archivo en cualquier ente, ya
sea público o privado
ARCHIVISTICA. Es la ciencia
basada en la formación, adecuación, ordenación, y funcionalidad de toda clase
de archivos con el fin de agrupar y clasificar la información de una
empresa o persona. "Técnica de conservación y catalogación de archivos
ARCHIVO: Conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio o información par la persona o institución que produce, para los
cuidados, o para fuente de historia.
ARCHIVO ADJUNTO Conjunto de
documentos o archivos adheridos a un mensaje enviado o recibido por correo
electrónico
ARCHIVO CENTRAL. Unidad
administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
ARCHIVOS CENTRALES. En los que se agrupan documentos que por
disposición de la Tabla de Retención Documental son transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y es objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO
CONTAMINADO. Son los documentos que no se encuentran debidamente resguardados y
presentan contaminación producidas por la orina y bacterias de las plagas.
ARCHIVOS DE GESTIÓN. Comprende toda la
documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO DEL ORDEN
NACIONAL. Integrado por los fondos
documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que
recibe en custodia.
ARCHIVO ELECTRÓNICO Es el
conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente,
siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION. Desde el punto de vista
institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el
establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del
Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVOS HISTÓRICOS Son
aquellos que se transfieren desde el archivo central, que requieren
conservación permanente, dado que cobran especial valor para la investigación
la ciencia y la cultura que por decisión del correspondiente comité de archivo
y valoración de los grupos generadores o por la finalidad misional de la
empresa, deben conservarse permanentemente.
ARCHIVO HISTORICO
ESPECIAL. Es el constituido por fondos
documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia
regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia,
Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de
Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES
PÚBLICO. Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es
declarado como tal.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de
documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos
privados, declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL. Hace referencia
al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo
en su ciclo vital, Producción o recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los
archivos.
ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado
en diferentes áreas del quehacer archivístico.
AUTENTICACION DE
DOCUMENTOS. Es la autorización o
legalización de documentos por parte del funcionario competente para
revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACIÓN Es la
aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y
recuperación de la información documental
BASE DE DATOS. Conjunto de
datos almacenados sistemáticamente, pertenecientes a un
mismo contexto
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los
documentos para su conservación. Sirven
para archivar, recolectar y guardar diferentes documentos de una persona o de
una empresa de manera ordenada. Esta carpeta debe estar marcada con un título o
nombre; acompañado de su número de identificación o código, para ser más fácil
su búsqueda.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los
documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
CINTA MAGNÉTICA. Unidad de
almacenamiento de información, basada en puntos magnetizados e impulsos hacia
la CPU, con capacidad de 180 millones de bytes
CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier
elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, puede ser:
Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo, Clasificación
de piezas en el interior de un fondo, Clasificación de documentos individuales
en el interior de una pieza.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de
la entidad. La labor de clasificar documentos de archivo, está íntimamente
ligada con el principio de procedencia.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos,
cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
COLECCION DE ARCHIVO. Reunión
artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo
de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y
procesos tanto administrativos como técnicos.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección,
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE
DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo
General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el
valor secundario de los documentos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS
DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del
Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos
al valor secundario de los documentos.
COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que
asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos
ARCHIVÍSTICOS. CONSERVACION DE ARCHIVOS.
Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de
los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACION DE
DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas
para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de
los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los
atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento,
refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y
solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza
jurídica del original.
CORREO ELECTRÓNICO Es una
forma de intercambio de información en la que uno o más usuarios reciben o
envían mensajes de un computador a otro vía Internet.
CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de
libro.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por
parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración
de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
DEPURAR. Retiro de duplicados
idénticos, folios en blanco, material metálico y demás materiales extraños y
ajenos, tales como documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.
Este proceso se realiza igualmente en los fondos acumulados.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan la identificación, localización y recuperación de la información para
la gestión o la investigación.
CD-ROM Disco compacto de solo
lectura y archivos únicos de texto
DEPURACION. Operación por la cual se separan los
documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los
documentos en una institución archivística.
DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan su identificación, localización y recuperación de su información para
la gestión o la investigación.
DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado
específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda
sistemática de la información.
DIGITALIZACIÓN Sistema mediante
el cual se transforma una imagen analógica o real en una imagen digital,
utilizando convertidores análogos digitales.
DISQUETE Unidad flexible de
almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso es recomendable
para el transporte de los datos, mas que como medio de almacenamiento
DISCO DURO Memoria auxiliar y
unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el
almacenamiento de información
DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos
solemnes y auténticos.
DISCO ÓPTICO Soporte de
almacenamiento de gran cantidad de información con una rápida recuperación. En
un computador se digitalizan imágenes completas en un scanner, mediante fuentes
de luz, para almacenarlas sobre un disco cuya superficie es perforada por rayos
láser.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS. Selección de los documentos
en cualquiera de sus tres fases, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación.
DISTRIBUCION. Distribución es
la acción y efecto de distribuir (dividir algo entre varias personas, dar a
algo el destino conveniente, entregar una mercancía). El término, que procede
del latín distributivo, es muy habitual en el comercio para nombrar al reparto
de productos
DOCUMENTO. Es el testimonio de la actividad del hombre
registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida
por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines
administrativos.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE
ARCHIVO Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su
ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento
Vital). Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después
de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado
jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la
dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales,
las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte
del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que
produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El
perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y
organizaciones que no tienen carácter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es
ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor
literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han
perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnología.
ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o
pegados, en forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para
colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
EVIDENCIA. La evidencia en
sentido archivista, puede definirse como la capacidad de los
documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos, actividades y
hechos que llevaron a su creación a afectos administrativos,
legales o históricos.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un
asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por
un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.
FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento,
logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un
expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más
reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad
documental.
FOLIACION. Es el acto de enumerar las hojas en
un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series que
constituyen agrupaciones documentales que no deben ni pueden ser separadas.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al
que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las
páginas de un libro, folleto, revista.
FOLIO RECTO. Primera cara de
un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
FOLIO VERSO. (Véase Folio
Vuelto).
FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le
escribe numeración.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la
misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación
institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FONDOS ACUMULADOS. Los fondos
acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política
archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios
constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación,
fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones
que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a
que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o
las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
María Teresa Rincón Sánchez
FONDO DOCUMENTAL Es la
totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona en el desarrollo de sus funciones o actividades.
FUENTE PRIMARIA DE
INFORMACION. Información original no
abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano.
FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente.
GESTION DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de
la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y
utilización.
GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos, indicando las características
fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series
que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
HISTORIA. Es la trascendencia de hechos pasados o también acontecimientos de
la actividad humana que han dejado memorables sucesos que siempre serán
recordados por la humanidad. La historia podemos dejarla enmarcada en
documentos que sustentan lo que ha ocurrido en cada trascendencia.
HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o
blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado
socio-jurídico.
IDENTIFICACIÓN
DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor
archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas
y archivística en que se sustenta la estructura del fondo.
INDICE. Lista alfabética o numérica de términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los
propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INDICE CRONOLOGICO. Listado
consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO. Listado de
temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO. Listado de
sitios o lugares.
INDEXAR. Ordenar u organizar
una serie de datos o informaciones según su forma de organización para
facilitar su búsqueda y análisis.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado
o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin
de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos,
que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de
tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos,
se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y
valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y
difusión).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de
identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control,
entre otros, en la fase de identificación los siguientes. Ficheros de
organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de
clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. Relaciones,
tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida,
relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes
de muestreo.
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización
de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y
preliminar.
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL.
Se establece los parámetros para organizar los archivos en entidades privadas y
públicas que cumplan función pública, se regula el inventario único documental
y se dan las pautas para la realización.
LEGAJO. En los archivos
históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la
conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un
país.
LEYES. Es un conjunto de
normas escritas que se encuentran estipuladas en la constitución que
otorgan derechos y generan obligaciones a los ciudadanos y son
creadas por los legisladores.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley
que establece las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.
MANEJO. En gestión documental
permite el orden de inventarios y almacenamientos de archivos desarrollando
mejores prácticas, reduciendo los riesgos de la información en su respectivo
orden.
MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de
un espacio.
MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de
papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y
obtener pequeñas imágenes en película.
MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o
35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos.
MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos
documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la
selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos,
topográficos, temáticos, entre otros.
MICROFILMACIÓN. Su utilización
se remonta a 1938 con un proyecto del periódico de Harvard University Library.
Esta técnica permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos
documentos de carácter representativo, que se efectúa durante la selección
hecha con criterios alfabéticos, numéricos, etc., temáticos y otros.
NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea
a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
ORDENACIÓN Consiste en la
ubicación física de las series, expedientes o carpetas y piezas documentales en
el orden previamente establecido. Es decir, en el orden cronológico en el que
se produjeron o recibieron.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de
las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura
orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas
oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y
administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido.
ORGANIZACION DE
DOCUMENTOS. Proceso archivístico que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL. Documento producido
directamente por su autor, sin ser copia.
PAGINAR. Forma de llevar
un consecutivo numérico en libros, cuadernos o cualquier tipo de documento
PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y
que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e
histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos
de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL.
(Véase Conservación de Documentos).
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es
aquel según el cual, cada documento debe estar situado en el fondo documental
del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las
secciones, series y expedientes
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Hace referencia al orden que se conservan los documentos dentro de cada carpeta
o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las
actuaciones administrativas que dieron lugar a su producción.
PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y
otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
PROYECTO
DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación
de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en
la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin
de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base
en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de
requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades
archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos
descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de
captura y automatización de los datos propios de la descripción
archivística.
PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los
modelos de control.
REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación,
indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales
administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de
Ley.
REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).
REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la
multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como
la fotografía, la fotocopia y el microfilm.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la Tabla de Retención Documenta
SECCIÓN Agrupaciones
documentales generales en las cuales se subdivide un fondo documental, y está
integrado por el conjunto de series documentales proveniente de cada una de las
divisiones o subdivisiones de una estructura orgánica.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso
técnico por el cual se determina el destino final de la documentación bien sea
eliminación o su conservación total o parcial.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplo: Historias laborales, actas, historias clínicas, informes, proyectos,
informes
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a
disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se
identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS. Programa Especial orientado al
logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes
y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del
sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.
SOPORTE. Es un
apoyo para un determinado objeto; pero también puede referirse a un soporte
técnico, que son para ayuda del usuario.
SUB SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de Tipo documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor, como consecuencia
del ejercicio de funciones específicas.
TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL. Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención
documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a
cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales o
documentos relacionados con el mismo tema (HVE), estudio de las diferentes
clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características.
Hace referencia a la unidad documental simple, que reúne todas las
características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo:
Factura, resolución, acuerdo, circular, póliza, etc.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de
documentos que pueden distinguirse según su origen y características
diplomáticas.
TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están
encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.
TOPONIMIA. Estudio del origen
y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud
un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES. Remisión de los documentos
del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las
tablas de retención documental adoptadas.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una
institución.
UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales.
Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase
expediente).
UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una
unidad archivística. Puede ser unidades de conservación entre otras, una caja,
un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser
simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo
constituyen varios formando un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la
administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de
su procedimiento y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos
que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de
los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR HISTORICO. (Véase Valor
Secundario).
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y
obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que
tiene los documentos mientras sirven a la institución productora y al indicar,
destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el
tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de
información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario
los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determina los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo.
